担当業務内容は?

広告運用アシスタント・各種業務サポート


メディア運営会社で業務推進チームのサポート業務を担当。

営業担当と連携し、クライアントの認知拡大のためにオウンドメディアを活用した広告配信、リードメルマガ配信の設定などを行い、営業の業務が滞ることなくサポートできるように邁進しております。
また、自社のメディアにおけるメルマガの配信設定、自社セミナーのサポート業務など様々な業務に携わっています。

<広告関連>
・オウンドメディアの広告運用アシスタント
・他媒体を使用した広告運用
・誘導レポート作成
・誘導バナー制作進行

<MA関連>
・メルマガ配信設定・配信
・リードメルマガの設定・配信
・HTMLメールの作成
・記事の流し込み

<セミナー・その他>
・自社セミナーのサポート業務
・プロモーションサイト修正
・マニュアル作成

そのときお客様が抱えていた課題は何でしたか?

1. 営業の業務負担の大きさ
2. 業務フローの不明確さ

 課題 

  • 営業アシスタントがいないため、営業の負担が増大
  • 業務フローの不明確さによる属人化

    詳細    

営業アシスタントがいないため、営業は広告関連やセミナー等の幅広い案件を全て一貫して獲得し、付随する事務仕事まですべて行わなければいけないという課題がありました。その結果、営業の残業時間が増大し、割くべき業務に十分な時間を使えないという状況でした。

また、会社が拡大期にあるため、マニュアルなども不足しており、業務フローが属人化していました。

課題解決のために何をしましたか?

1.業務フローマニュアルの作成
2.コミュニケーションの強化
3.弊社コクーとの連携

 業務フローマニュアルの作成 

私自身、入ったばかりであまり企業のことも分からない状況でしたが、できるだけキャッチアップを早くできるよう、新しい業務を覚えるたびにマニュアルの作成をしました。

自分自身の業務に対してきちんとした理解ができているかのアウトプットも兼ねて、誰でも見られるところに全てマニュアル作成・備忘録を残しました。
そして少しずつ修正を重ねていき、その後も使用できるマニュアルとして残せるように作成し続けています。

 コミュニケーションの強化 

社内の方々とコミュニケーションを取る機会が多いのですが、フルリモートの環境であまりMTGの機会などもないため、自分の関わる業務以外が見えない状況でした。そのため、普段からバーチャルオフィスにいるようにしていつでもコミュニケーションの取りやすい体制を作ったり、懇親会や業務以外でのコミュニケーション機会があれば積極的に参加するようにしています。

最近は部活動ができたので、チームの方がいなくとも参加して営業や他のチームの方との交流を深めています。おかげでより会社の空気感や社員の方のことを知ることができて仕事もしやすくなりました。

 コクーとの連携 

 人手不足もあり外注している業務が多いこと、外注は同じ会社に偏っていることが社内でのコミュニケーションから分かりました。そこで、コクーでは受託チームで様々な業務を一括で請け負えそうだと感じたので、受託提案をしました。

現在はバナー制作を依頼し、進行管理は全て私が行っています。私が間に入りフローを整えることで、上司の手間をあまりかけず連携ができています。今後も関係を広げていけるよう取り組んでいる最中です。

どんな業務も「できそうか」という話があれば積極的にやらせていただくようにしています。最初は広告アシスタント業務のみの予定でしたが、今では幅広く携わらせていただいています。

また、営業と連携を取り、巻き取れる業務はないかヒアリングを行うことによって、コミュニケーションが円滑になり、個人的に相談されることも増えました。

効果について教えてください

現場上長や営業担当の業務工数削減

上記の施策により現場上長や営業担当の方から「マニュアルを作成してくれたおかげで社内ルールの明確化を図れた」「コクーの受託チームで請け負ってくれたおかげで管理コストが大幅に減った」など、うれしいお声をいただいております。

今後の施策について教えてください。

営業アシスタントの増員があったので、今後はサポート面だけではなく、担当している業務に関して主体的に動いて行きたいと思っております。

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