個人への業務委託から、組織として支えるアウトソーシングへ。 Scale Cloudのイベント運営を支えた「デジマ女子」

広瀬さん

当社では、組織をつくっていくうえで、「本当に社内のメンバーが担うべき仕事は何か」を意識するようにしています。

すべての業務を社内だけで抱えるのではなく、社内だからこそ担うべき業務は何かを整理し、それ以外のアウトソースできるものについては、できる限り外部の力を活用していく。それが私の基本的な考え方です。

もちろん、単純に業務を外へ出せばよいということではありません。社内のメンバーがより重要な業務に集中できる環境をつくるために、どこを社内で担い、どこを外部へ任せるかを考えてういるのですが、今回は、イベント運営をはじめとするマーケティング業務についても、外部の力を活用することを検討しました。

広瀬さん

コクーさんへ依頼する以前は、個人の業務委託や副業人材の方々へ、さまざまな業務をお願いしていました。

個人の方へ依頼するメリットのひとつは、比較的コストを抑えながら、必要な業務をお願いしやすいことだと思います。当社としても、そのメリットを感じながら活用していました。一方で、実際にお願いする業務の範囲は、どうしてもその方が持っている知識や経験に左右されます。「この業務はお願いできるけれど、こちらは難しい」といったこともあり、依頼したい業務が広がっていくほど、一人の方だけではカバーしきれない場面も出てきました。また、副業の方の場合は、本業の状況によって継続的な対応が難しくなることもあります。

特に課題だと感じていたのは、業務委託・副業を問わず、何らかの事情でその方が継続できなくなったときです。それまでお願いしていた業務が突然なくなるわけではないので、結果として、その業務をもう一度自社側で引き取らなければならないことがありました。その経験から、単に「業務をアウトソースできること」だけではなく、「継続して任せられる体制」が必要だと感じるようになりました。

広瀬さん

個人の方へ依頼する際の継続性に課題を感じていたタイミングで、以前から接点のあったコクーさんへ相談したことがきっかけです。

「こういう業務を外部へお願いしたいけれど、個人への依頼だと継続性の部分に課題を感じている」とお話ししたところ、「コクー社の場合は多くの人材が社内に在籍しているためお役に立てると思います。」と提案してもらいました。

そのため、複数のサービスを並べて比較検討したというよりは、当社がちょうど抱えていた課題と、コクーが提供できる支援の形がうまく合致した、という感覚に近いですね。相談した課題に対して具体的な解決策を提示してもらえたことから、そのまま依頼することになりました。

広瀬さん

期待していたのは、「個人」ではなく「組織」として支援してもらえることでした。

実際、支援期間中にコクーさんの担当者が変更になったこともありました。ただ、その際もコクー社内できちんと業務を引き継いでもらえたため、それまでお願いしていた業務が当社側へ戻ってくることはありませんでした。担当者が変わること自体は、どのような会社でも起こり得ることだと思います。大切なのは、そのときに依頼する側が一から説明し直したり、いったん業務を引き取って、新しい担当者へ改めて引き継いだりする必要がないことです。

コクーさんの場合は、その部分を社内で完結してもらえました。こちらが余計な負担を抱えることなく、そのまま業務を任せ続けられたことは、まさに当初期待していた「組織として支援してもらう価値」だったと感じています。

広瀬さん

お願いしている中心的な業務は、当社が定期的に開催しているイベントの運営支援です。イベントを開催するためには、企画そのものだけでなく、メールマガジンの配信、LPの制作、申込者の出席管理、バナーなどのクリエイティブ制作まで、さまざまな実務が発生します。そうしたイベント運営に付随する業務を幅広くお願いしました。また、年に一度開催する大規模なイベントでは、より多くの方に知っていただくための広告運用についても支援してもらいました。

ひとつの業務だけではなく、その時々で必要になるマーケティング周辺の実務について相談できることも、助かった点のひとつです。

広瀬さん

イベント運営については、こちらで一つひとつ細かく指示を出したり、進捗を管理したりしなくても、必要な業務をしっかり進めてもらえるため、とても助かりました。アウトソースを活用するうえでは、業務を外へ出した結果、今度は外部の方を管理するために社内の工数が増えてしまっては意味がありません。その点、コクーさんには実務だけでなく、ある程度ディレクションも含めてお願いできてました。

また、基本的なイベント運営業務に加えて、「こうしたこともお願いできませんか」と追加で相談した際にも、柔軟に対応してもらえました。複数の担当者が関わる場合も、窓口となるメンバーがうまく差配してくれるため、当社側で一人ひとりへ細かく指示する必要がありません。その点でも、管理の負担を抑えられていると感じています。

コクーの皆さん、業務に対する姿勢もとても丁寧です。イベント運営には想像以上に細かな実務が発生しますが、その工数を確実に補ってもらえていることを評価しています。個人の業務委託へ依頼するときに近い柔軟さがありながら、組織としての支援を受けられる。そのバランスも、コクーさんへお願いする良さのひとつだと感じています。

広瀬さん

人材不足が多くの企業にとって課題となっているなか、これからはますます、「社内の人が本当に担うべき仕事は何か」を考えることが重要になると思います。

すべての業務を社内で抱えるのではなく、社内だからこそ担うべき仕事と、外部へ任せられる仕事を整理していく。そのうえで外部の力をうまく活用できれば、社内のメンバーも、本来集中すべき業務により多くの時間を使えるようになります。もちろん、外部へ委ねる方法として、個人の業務委託や副業人材を活用することも有効な選択肢だと思います。一方で、企業へ依頼することには、担当者の事情が変わったとしても、業務そのものを継続して任せられる安心感があります。特に私たちが実感したのは、「担当者が変わっても、業務が自社へ戻ってこない」ということの大切さです。一度アウトソースした業務を、そのまま継続して外部へ任せられる。そうした継続性という点で、コクーさんのサービスはとてもありがたい存在だと感じています。

また、広告運用は広告会社、制作は制作会社、イベント運営は別の会社というように、業務ごとに依頼先を分けていくと、その分だけコミュニケーションや管理も複雑になります。その点、コクーさんは対応できる領域が広く、さまざまな業務を一社へまとめて相談できます。

「社内で抱える業務を見直したい」「アウトソースを活用しながら、より効率的な組織をつくりたい」と考えている企業にとって、選択肢のひとつになるサービスだと思います。