ウェビナーの運用方法とは？すぐにできる開催方法を分かりやすく解説！

ウェビナーとは、ウェブで行うセミナーのことで、インターネットセミナーやオンラインセミナーともいわれます。従来のセミナーと違い、場所の準備や手配がなく、手軽に開催できるのがメリットです。

この記事では、ウェビナー運営に必要な準備やポイント、当日や後日の対応などについて具体的に紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーに必要な制作物

開催するにあたり、下記３つをご準備ください。

ウェビナー紹介ページ

自社サイトに掲載する場合、

• ウェビナー紹介ページ
• 参加申し込みフォーム

を制作します。

テンプレート化し、必要情報を記載するだけの状態にしておくとスムーズです。

ウェビナー告知メール

ウェビナーを開催する1カ月もしくは2週間程度前から、1回だけではなく、2～3回の告知メールを送ると効果的です。

1回目はウェビナー開催にあたっての具体的な内容を配信し、2回目・3回目は、残席数や締切直前、などの文句を入れるなど、内容を少し変えて送信します。

また、申し込まれた方へのリマインドメールも必要ですので、制作しておきましょう。

ウェビナー開催後のアンケートとフォローメール

ウェビナー開催後は、フォローメールとアンケートの実施をお勧めします。

参加者が持っている課題や、参加のきっかけ、ウェビナーの満足度や意見などを収集できれば、ウェビナーのクオリティを高めたり、新たな企画へつなげたりと、顧客へ還元できます。

ウェビナーの告知と集客

ウェビナーを告知するタイミングとして、おおむね「2週間～1カ月前」を目安にすると良いと言われています。

タイミングを見計らって、ウェビナー紹介ページを公開しましょう。告知からウェビナーまでの期間が短すぎると、参加者のスケジュール確保が難しくなる場合があります。

逆に早く告知をしても、参加を検討していたけれどイベントそのものや申し込みを忘れてしまうことがあります。

告知場所

自社サイトやオウンドメディアに掲載

自社サイトやオウンドメディアにウェビナー紹介ページを準備します。参加条件などは表にまとめるなど、誤解を招かないよう、わかりやすく配置しましょう。内容が曖昧だったり、独特な表現で伝わりにくかったりすると、離脱してしまいます。

自社で運用しているSNSでの告知

自社で運用するSNSアカウントで情報を発信する方法は費用をかけず、コストパフォーマンスよく集客ができます。また、拡散されればアカウントのフォロワー以外にも認知してもらえるため、新規の集客も見込めます。興味を持っている人が偶然情報を目にしたタイミングを逃さないためにも、投稿にはウェビナーの内容やコンセプトについて明確な記載をしておきましょう。

セミナー・ウェビナーポータルサイトでの告知

セミナーやウェビナーの情報が一つのサイトにまとめられており、閲覧者が簡単に情報を探せるポータルサイトを利用するのもひとつの方法です。初めからセミナーやウェビナーへの関心が高い人が訪れるため、反応率の高さが期待できると考えられます。ただし、ほかにも多くのウェビナー情報が掲載されておりライバルが多いため、この方法だけに絞るのではなく、ほかの集客方法との併用が必要です。

集客の工夫

ウェビナーにたくさんの参加者を集めるにはポイントがいくつかあります。タイミング良く情報を発信し、興味を持ってもらえるよう工夫しましょう。

事前に資料の一部を配布する

申し込みから開催当日までの期間にウェビナー資料を事前に送付することで、当日にどのような内容を聞けるのかが把握できるため、参加者のモチベーション維持に効果的です。

また、「思っていたのと違う」という齟齬も起こりにくくなり、参加者の満足度を高める効果も期待できます。

事前に送付する資料は、内容の一部であることもあればすべてのケースもあります。講師からの発信のみを行うウェビナーであれば、送付する資料は一部でよいかもしれません。しかし、参加者の質疑応答に重点を置いて行う場合、全ての資料を事前に展開する方が向いているでしょう。

応募方法を簡単にする

ウェビナーはZoomなどのツールを利用して開催されるのが一般的ですが、使い方に慣れていない参加者がいるケースも少なくありません。

参加方法が分からない・ツールの操作に不安があるという方は煩わしさから参加を辞退してしまう可能性もあるため、仕様ツールや申し込みから当日の参加フローなどを細かく提示し、ハードルを下げる必要があります。また、いくつもページを遷移させたり、応募時の入力項目を増やしすぎたりすることも離脱の原因につながるので注意が必要です。

参加するメリットを明確に記載する

ウェビナーに参加することによって、どのようなメリットがあるかを明確にしておくことが大切です。

学べるスキルや情報、他のウェビナーとの相違点などを公開時の情報に盛り込み、ターゲットとなる人々の興味を引くようにしましょう。

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ウェビナー開催中のポイント

ウェビナーで行うことはさまざまありますが、基本としてやるべきことは主に次の5つです。

参加者の認証確認

参加者の入室が始まったら、認証確認の担当者は参加者名簿と入室者を照らし合わせ、確認できたら承認します。

認証確認は、出席者と欠席者の間違いがないか正確に把握するために大事な作業です。参加者名簿と異なる名前があった場合にはチャット機能などを使って本人確認を行いましょう。

ウェビナーツールの使い方を説明

参加者のなかにはウェビナーの参加が初めてなため、使い方がわからない人がいる可能性があります。

本格的な内容に入る前に、

• メッセージの送り方
• ボリューム調節の方法

など、ツールの基本的な使い方を説明しておくと参加者も安心できます。説明を聞くだけではきちんと使えるか不安な場合もあるため、実際に試す時間も設けておくとより万全に進行できるでしょう。

参加者の反応を見ながら進行

進行はその時々の状況や、チャットなどから見られる参加者の反応にあわせて柔軟に対応することが大切です。

ただし、途中で進行を止められないよう、質疑応答などは途中で時間を設けるか、最後にまとめて受け付けるようにし、その旨は事前に参加者に伝えておきましょう。

質疑応答

質疑応答は進行中にチャットで出た質問も含めて、まとめて対応します。質疑応答の時間になったら、挙手機能やチャットを使い参加者から直接質問を受け付けるのもよいでしょう。

当日の時間が限られている場合には、ウェビナーの開催日前に質問を受け付けておき、当日は多く集まった質問に対して回答する方法などもあります。

終了後のアンケート

ウェビナー終了後に、ウェビナーの内容や自社の商品・サービスに関するアンケートのURLを参加者にチャット機能やメールを使って送付します。

多くの方から回答をもらえるように、ウェビナーの最後に設けるあいさつの時間などを利用して講師からもお願いしておくとよいでしょう。

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ウェビナー開催後のフォロー

ここでは、ウェビナーの開催を無駄にしないために行っておきたい3つのアフターフォローについて解説します。

フォローメールの送信

ウェビナーを開催すること自体が直接利益につながるわけではありません。

ウェビナーを商談につなげるためには、フォローメールでその後も参加者とコンタクトを取ることが必要です。お礼の言葉も添え、遅くとも翌日までに送りましょう。

ツールによって自動配信できるものもありますが、機能がない場合は手動で送らなければいけないため、送信担当者や文言を決めておくとスムーズです。

アンケートの分析

ウェビナーの終了後に実施したアンケートでは、参加者の分析を行います。

分析で行うこととしては、どのような参加者がいて、それぞれの関心度はどれくらいあるかというリサーチと、参加者が抱く疑問の明確化です。さらに、分析をもとに各参加者に対する適切なアプローチを具体的に検討します。

ウェビナー内容の改善

次回のウェビナーに向けて社内で当日の振り返りを行い、アンケート回答の分析結果をふまえて改善すべき点を洗い出します。

複数の参加者から同じ質問が出た場合は、次回は質問が重なって出ないよう、より詳細な説明に変えましょう。

また、視聴率や離脱ポイントを分析できるツールを使用している場合は、参加者が視聴を止めてしまったポイントを基に理由を探り、より魅力ある内容となるように見直しましょう。

まとめ

ウェビナーの運営では、オンラインだからこそ十分に準備しておかなければいけないポイントがいくつもあります。

誰でも気軽に参加してもらいやすいメリットがある一方で、少しでも不備があると伝えたい内容が参加者に伝わらないというデメリットもあるため、運営には細かな配慮が欠かせません。

ぜひ今回紹介したポイントを参考にしてみてください。

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