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業務効率化とか言いながら効率的じゃない! 業務管理でExcelを使う「営業マンが上司に言えないリアルな本音」

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「日々の業務で頻繁に使うソフトは何ですか?」と聞かれたら、ExcelやGoogleスプレッドシートといった、表計算ソフトと答える営業マンが日本にはどれくらいいるでしょうか。
予算や売上が電卓なしで計算できて、非常に便利なこれらのアプリケーション。
しかし、便利であるゆえに悩みに直面することも多いはず。

今回は、顧客管理や商談管理をExcelやGoogleスプレッドシートで「まさにカオスな管理」をしている企業で業務管理に悩んでいる営業マンのリアルな本音にせまります。

営業マンはExcelが苦手!?

顧客情報も商談状況もExcelで管理しているんですが、まめに入力できていないですね…。
お客様との商談で外出が続くときは、時間があるときにまとめて入力しています。商談で議事録をとって、そのあとにExcelに貼り付けるのって。正直、心の底から面倒です。


僕なんか、そもそもExcelが苦手すぎてシートに入力してある関数を何度削除したことか…。
その度にAさんに怒られてますよ!Excelシートに情報を入力しないといけないって考えるだけで気が重いです…。


私は入力する顧客や商談の数が増えると、当然データ数も当然多くなるので、Excelファイル自体が重くなって動作が遅くなってイライラします。
顧客や商談の管理のほかに、同じExcelファイルで予実なども集計しているので、だんだん関数が複雑になってる気がするんですよね。それもファイルが重くなっている原因のひとつだと思うんですけど…。
ファイルを改修しようという話も出ていますが、誰も直せないし。結局、後回しになってずっと同じExcelファイルで運用してるんですよ!我慢の限界ですよ!


でも、ちゃんと更新してくれないと営業会議で進捗確認できないからね。
僕もExcelは正直苦手です。本部長のDさんもExcelを操作できないと思います。Excelを操作してる姿なんてほとんど見たことないですよ。
そもそも、Excelのスキルって初歩的な操作方法を独学で身につけただけなので資料用のグラフ作成も大変だし、シートに難しい関数なんか組まれたら怖くてさわりたくないです。

共有フォルダに入れたら社外からアクセスができない


つい最近もあったんですが、商談先で過去の商談履歴を確認したいときがあるんですよ。
うちの会社はセキュリティ上の問題で、社内の共有フォルダは社外からはアクセスできなくなっているので、その度にメールで送られてきていた最新版ファイル探すんですが、すぐに見つけられなくて。
見つけたとしても、そのシートは最新版じゃなかったりして…。
そういった場合は、仕方ないのでその時に社内にいる営業メンバーに最新版のファイルをメールで送ってもらうしかないんです。
すぐに確認したい情報なのに、ファイル探す時点で時間がかかってしまうのは、効率的ではないですね。忙しい中、すぐにファイル送ってくれる同僚にも申し訳ない気持ちになります。

ファイル管理が属人化されている


営業担当によってシートに入力する情報がばらつきがあって発狂しそうになることもあります。
というか、前任の担当者が情報を全く入力していなかったり。
不明点が多すぎて、一番社歴の長いDさんから情報共有してもらおうと質問するんですが、記憶の引き出しの中を探すのが大変みたいで(笑)
そういう場合は潔く諦めることにしています。無理ですもん。
とにかく、入力項目や管理方法は完全に個人に依存していて、商談状況も顧客情報も可視化や共有化ができていないので、週1回の営業会議用の資料作成に毎回時間がかかっています。
会議も2時間以上かかることもあって…。会議で集中できる時間なんてせいぜい1時間が限度ですよ!

前任者から引継ぎできずブラックボックス化


以前いた職場の話ですが、そこでも顧客管理にExcelを使っていました。
異動や退職をしたメンバーが管理していた顧客情報に、会社名や担当者、連絡先くらいしか入力されていないものがありました。
過去の商談状況や購入製品が入力されてなかったので、そのお客様との関係性が把握できずに、もう一度コンタクトをとるにあたってどうアプローチするか苦労しましたね。

会社員であれば人事異動や退職はどうしても免れません。とはいえ、お客様と永く良い関係を作るのであれば、会社名や担当者、連絡先だけではなく、過去の商談状況や購入製品などの情報が非常に重要です。それらの情報から次のアプローチを考える事が多いので、きちんと入力する習慣を作りたいですよね。

特に担当営業が変更になるとき、後任者の最初のアプローチってすごく重要なんです。ある意味、新規のお客様とは違った神経を使います。前任者から引き継いだお客様の情報の量が少ないと、こちらからの提案がお客様のニーズや予算からずれた内容になってしまうことも。そうなると、お客様満足から程遠くなってしまいますよね。

Excelだからダメというわけではないけど、お客様情報の可視化や共有化は『単なる記録』ではなく、会社とお客様の関係の維持に必要不可欠なものです。
異動や退職で担当営業が変わっても、後任者や他のメンバーがお客様の情報を把握できていないと、会社としての信頼性にも影響してきます。
お客様の情報は営業個人ではなく会社の資産です。情報を引き継ぐことは、お客様との関係を引き継ぐことだということを後輩たちにもきちんと伝えていきたいです。

中小企業に最適なCRM/SFAツールとは?


Excelが嫌いなわけではないし、不要とも思わない。現状をどうにか改善して、少しでも業務効率を上げたい。業務効率を上げて、メンバー全員がすぐに現状を把握できるように管理できていれば、営業活動に専念できるし、売上向上にもつながりますよね。
けど、私、Excelでしか顧客や商談の情報を管理したことがないんです。
Excelよりも面倒なくスピーディに入力できて、予実の集計もできて、途中で固まることもなくて、商談先からも常に最新の情報を確認できて、営業マン全員が同時に見ることができる方法ってあるんですかね?


最近ネット広告で見かけたんですが『ちきゅう』というCRM/SFAツールが良いらしいですよ。

ちょうどいいCRM/SFA「ちきゅう」

・顧客情報や商談に関する情報と、それらに紐付けた行動履歴データなどを一元化管理
・データ分析やタスク管理、プロジェクトメンバー間でディスカッションも可能
・担当者レベルでも簡単に項目設定を変更し、反映することが可能
10ユーザーから契約できて、料金も月額¥1,480~のクラウド型のマーケティングツール。中小企業にオススメのまさにちょうどいいCRM/SFA。


なに?みんな気になる話してるね!Excel触らなくていいならもっと詳しい話聞いてみてよ!俺、Excel苦手!!



(Dさん以外の全員)Dさんがめずらしく食いついた!これは一気にExcel管理から逃れるチャンスだ!てゆうか…黒っ!!

▶Next:焦げパン本部長Dさんに「詳しく話を聞いてみて!」と言われた営業マンたち。ひとまず、「ちきゅう」について自分たちで調べてみることに。

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